Служби онлайнового документообігу

Організувати спільну роботу над документами учасників деякої групи можна і за допомогою он-лайн сервісів, які отримали назву «Он-лайн офіси». Їх використання дає змогу людям з усьому світу у зручний для них час працювати разом над спільними документами, зберігати їх не на локальному комп’ютері, а на відділеному комп’ютері в мережі і мати доступ до своїх матеріалів, де б ці особи не знаходилися. Набір послуг, що надаються он-лайн сервісами, зазвичай включає всі основні засоби традиційних офісних пакетів, таких як текстовий редактор, табличний процесор, програми для створення презентацій, СУБД, органайзери, календарі тощо.

Он-лайн офіс може бути доступний з будь-якого комп’ютера, у якого є підключення до Інтернету, незалежно від того, яку операційну систему він використовує. Зазвичай основні сервіси он-лайн офісів пропонуються безкоштовно, а доступ до розширених можливостей потребує невеликої абонентської плати.

Доступ до ресурсів здійснюється за допомогою браузерів. Найпопулярнішою безкоштовною он-лайн службою, яка надає сервіси для колективної роботи з документами є на сьогодні служба Документи Google (англ. Googledocs – документи Google). Використовуючи її, можна створювати електронні документи безпосередньо на порталі www.docs.google.com або завантажувати з локального комп’ютера користувача, зберігати документи в он-лайн сховищіGoogle і мати доступ до них з любого місця через мережу Інтернет, надавати за потреби доступ до цих ресурсів іншим користувачам.

Спільна робота з он-лайновими документами в Google

Для роботи з електронними документами в Документи Google використовуються прості програмні засоби: текстовий он-лайн редактор Google Documents, табличний он-лайн процесор Google Spreadsheets, програма для роботи з он-лайн презентаціями Google Presentations, графічний он-лайн редактор Google Drawings і засіб створення форм для опитування. Документи під час їх створення та опрацювання зберігаються автоматично через кожні 2–3 секунди, кожна правка фіксується, і можна скористатися функцією відміни та повернення змін так само, як і у звичайній локальній прикладній програмі. Робота користувачів відбувається в реальному часі, тобто якщо один з користувачів змінює вміст документа, то всі зміни одразу ж відображаються й у вікні інших користувачів. З одним і тим самим файлом одночасно може працювати до 200 користувачів, яких автор документа запросив до спільної роботи, вказавши його роль:

 Співавтор – може читати і редагувати документ, зберігати його ко- пію на своєму комп’ютері, а також видаляти і додавати нових співавторів;

Читач – може переглядати вміст останньої версії документа, а також зберігати її на своєму комп’ютері.

На роботу з електронними документами в Документи Google існує ряд обмежень, які стосуються розмірів і форматів файлів документів, що завантажуються, їх кількості тощо. Ознайомитися із цими обмеженнями можна на сайті www.docs.google.com, вибравши кнопкуЗавантажити та вибравши посилання Типи файлів та обмеження розміру.

Для того щоб використовувати сервіс Документи Google, потрібно мати свій Google-акаунт. Як його створити, пояснювалось у попередніх пунктах підручника. Щоб отримати доступ до он-лайн офісу потрібно:

1. Відкрити головну сторінку порталу Google www.google.com.ua.

2. Вибрати посилання Увійти в правому верхньому куті вікна.

3. Відкрити свій акаунт, увівши логін і пароль.

4. Вибрати посилання Ще.

5. Вибрати у списку команду Документи, що приведе до відкриття

вік на Документи Google.

Вікно он-лайн офісу Документи Google (рис.) розділено вертикально на три частини. У лівій частині відображається область навігації зі списком доступних розділів сховища документів. Над областю навігації розміщено дві кнопки Створити новий (для створення нового документа засобами вбудованого програмного забезпечення) та Завантажити (для імпортування в он-лайн сховище раніше створених файлів, які збережені на локальному комп’ютері). У центральній частині вікна відображається вміст вибраного розділу сховища. Над ним розміщено кнопки для фільтрування файлів і сортування документів за типами, пріоритетами та іншими властивостями – Документи, Зображення й відео, Більше варіантів тощо. У правій частині вікна відображаються значення деяких властивостей виділених файлів і команди для їх налаштування. Відкривши сховище, користувач потрапляє у розділ Усі елементи, тобто може побачити впорядкований список усіх об’єктів, які зберігаються в сховищі і до яких у нього є доступ. За наведення вказівника на будь-якийдокумент біля його імені з’являється кнопка Дії, вибір якої відкриває список можливих операцій з файлом – видалення, перейменування, налаштування спільного доступу тощо. 

Щоб створити новий файл засобами служби Документи Google потрібно:

1. Вибрати кнопку Створити новий в області навігації лівої частини вікна.

2. Вибрати у списку тип потрібного об’єкта – документ, презентація, таблиця тощо.

3. Створити вміст нового файлу засобами он-лайн програми. Зберігати створений файл не потрібно, це буде зроблено автоматично, про що свідчитиме напис на кнопці Збережено. Для завантаження в он-лайн сховище Google файлу з локального комп’ютера користувача потрібно:

1. Вибрати кнопку Завантажити.

2. Вибрати на сторінці посилання Вибрати файли для завантаження.

3. Вибрати потрібний файл у вікні Загрузка файлу.

4. Вибрати послання Вибрати більше файлів, якщо потрібно завантажити кілька файлів.

5. Установити позначку прапорця для вибору способу конвертації файлів у формат документівGoogle.

6. Вибрати кнопку Цільова колекція для вибору папки, де буде розміщено файл.

7. Вибрати кнопку Приватний для вибору доступу користувачів до файлу.

8. Вибрати кнопку Почати завантаження.

9. Дочекатися завантаження файлу і вибрати посилання Назад до Документи Google.

Через деякий час після завершення завантаження файл відобразиться в списку документів. Для впорядкування документів у сховищі, користувач може створювати нові папки (колекції):

1. Вибрати кнопку Створити новий в області навігації лівої частини вікна.

2. Вибрати у списку тип потрібного об’єкта – Колекція.

3. Увести в текстове поле ім’я нової папки.

4. Вибрати кнопку ОК.

Щоб перемістити об’єкти в деяку папку, слід перетягнути їх із центральної області вікна на назву потрібного розділу в області навігації. Для видалення файлу потрібно у списку кнопки Діївибрати команду Перемістити до кошика.

Кожний документ, розміщений у сховищі Документи Google, можна відкрити для спільного читання та редагування кількома користувача- ми. Для цього потрібно:

1. Виділити файл і вибрати кнопку Дії біля документа.

2. Вибрати команду Спільний доступ  Налаштування спільного доступу, що відкриє відповідне вікно (рис.).

3. В області Дозволи ознайомитися із встановленими за замовчуванням правами доступу користувачів до файлу.

4. Вибрати за потреби посилання Змінити:

1) Установити інші права доступу: Загальнодоступний у мережі; Усі користувачі, які отримали посилання; Приватні.

2) Установити за потреби дозвіл на редагування файлу.

3) Вибрати кнопку Зберегти.

5. Увести в текстове поле Додати користувачів електронні адреси тих, кому надається доступ до файлу.

6. Вибрати кнопку Спільний доступ. Доступ до файлу може бути наданий й іншим користувачам, якщо ви повідомите їм адресу посилання на цей файл в Інтернеті (відображена у верхній частині вікна). Відкривши спільний документ, співавтори засобами наданого програмного забезпечення можуть опрацьовувати документ у режимі реального часу. Кожен може додати в документ свої коментарі, виділяючи його кольором і додаючи своє ім’я (Вставити Коментарі). За потреби, можна відмінити правки, які внесені співавторами. У процесі роботи з документом можна бачити, хто із співавторів одночасно з вами редагує даний документ. Повідомлення про це відображається над рядком меню.